Statuts – Club Utilisateurs de Sebina

Article 1^er : Constitution et dénomination

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901 dénommée Club Utilisateurs de Sebina (CLUS), regroupant les utilisateurs francophones des progiciels de la société DM Cultura ou gérés par elle.
Le siège social est fixé au Service Commun de la Documentation de l’Université Polytechnique Hauts-de-France. Il pourra être transféré par décision du Conseil d’administration.

Article 2 : Objet

Cette association a notamment pour objet de :

fournir un forum ouvert et transparent aux utilisateurs des progiciels de la société DM Cultura ;
promouvoir l’échange d’informations entre les institutions qui utilisent les progiciels de la société DM Cultura grâce au partage de l’information, de la documentation et des ressources des membres ;
fournir un moyen de communication direct et officiel avec : la société DM Cultura, d’autres associations, les pouvoirs publics, tout autre organisme public, parapublic ou privé traitant de problèmes liés à l’utilisation desdits progiciels ;
appuyer les demandes de développement des logiciels de DM Cultura répondant en particulier aux besoins des utilisateurs francophones.

Ces buts seront atteints par les moyens suivants :

la tenue de réunions ;
la publication des travaux de ces réunions ;
la constitution de groupes de travail sur des sujets généraux ou spécifiques, choisis par les membres de l’association ;
la mise en commun de moyens, d’expérience et de savoir-faire.

Article 3 : Durée

La durée de l’association est indéterminée.

Article 4 : Composition de l’association

L’association se compose de personnes morales utilisatrices d’au moins un des progiciels de DM Cultura dans le cadre d’une relation contractuelle avec la société DM Cultura, ci-dessous dénommées « membres », à jour de leur cotisation.

Article 5 : Perte de la qualité de membre

La qualité de membre se perd par :

la démission adressée par écrit au président de l’association,
la cessation d’utilisation, dans un cadre contractuel, de tout progiciel de la société DM Cultura,
la radiation pour non-paiement de la cotisation ou pour motif grave ou portant préjudice aux intérêts moraux ou matériels de l’association, apprécié par le Conseil d’administration. Le membre, représenté par un délégué, aura été invité huit jours avant par lettre recommandée à se présenter devant le Conseil d’administration pour fournir des explications. Le Conseil d’administration prononcera le cas échéant la radiation. Un rapport sera présenté à l’Assemblée générale qui validera ou cassera la décision du Conseil d’administration. Une radiation est toujours prononcée lors de l’Assemblée générale.

Articles 6 : Ressources

Les ressources de l’association comprennent :

les cotisations, dont le montant est fixé par l’Assemblée générale ;
les subventions de l’Etat, des régions, des départements, des communes ou de tout autre organisme public ou privé ;
toutes autres ressources autorisées par les textes législatifs ou réglementaires.

Un compte bancaire ou postal au nom de l’association est tenu dans un établissement désigné par le Bureau. L’Assemblée générale désigne le président ou la présidente et le trésorier ou la trésorière de l’association détenteurs de la signature. La comptabilité de l’association est tenue conformément aux textes législatifs en vigueur. Elle fait paraître annuellement un bilan d’exercice.

Ces comptes sont soumis à vérification par deux personnes élues par l’Assemblée générale.

Article 7 : Conseil d’administration

L’association est dirigée par un Conseil d’administration composé au minimum de 4 membres, élus chaque année par l’assemblée générale. Deux modalités de vote sont possibles :

par correspondance dans les deux semaines précédant l’Assemblée générale ;
par bulletin lors de la tenue de l’Assemblée générale.

Chaque membre dispose d’une seule voix, indépendamment du nombre de délégués. Font exception à cette règle les membres ayant adhéré au titre d’un consortium dans le cadre d’une adhésion “simple” : seul l’établissement porteur de l’adhésion dispose d’une voix délibérative à l’Assemblée. Un membre peut donner procuration au représentant d’un autre établissement adhérent. Chaque membre ne peut détenir plus de deux procurations. Le dépouillement des votes et la proclamation des résultats ont lieu pendant l’Assemblée générale. Le conseil d’administration élit en son sein un Bureau composé au minimum d’un président ou une présidente, d’un ou une secrétaire et d’un trésorier ou une trésorière. En cas de vacance, le Conseil pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres jusqu’à la prochaine assemblée générale. Les membres du Conseil d’administration et du Bureau sont rééligibles.

Article 8 : Pouvoirs du Conseil d’administration

Le Conseil d’administration est investi des pouvoirs nécessaires pour prendre toutes les décisions qui ne sont pas statutairement de la compétence de l’Assemblée générale. Il est chargé de la mise en œuvre des orientations décidées par l’Assemblée générale, ainsi que de l’ordre du jour de l’Assemblée générale, de la préparation des bilans et des propositions de modification du règlement intérieur ou des statuts. Il se prononce sur les admissions ou les exclusions des membres. Il peut confier des missions (formation, participation à des groupes de travail…) à l’un des membres de l’association. Il rend compte de sa gestion lors de l’Assemblée générale.

Article 9 : Fonctionnement du bureau

Les membres du bureau se doivent d’être en contact étroit (e-mails, téléphone, réunions, etc.) pour administrer au mieux l’association. Les décisions prises par voie d’e-mail ont autant de légitimité que les décisions prises lors de réunions, physiques ou virtuelles.

Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres du bureau. En cas de partage égal des voix, la voix du président ou de la présidente est prépondérante.

En cas de réunion (physique ou virtuelle), les membres du bureau sont convoqués par écrit (lettre ordinaire ou e-mail) par les soins du président ou de la présidente, assisté par le ou la secrétaire. Le bureau ne peut valablement délibérer que si plus de la moitié de ses membres est simultanément présente. Les réunions sont présidées par le président ou la présidente.

Article 10 : Pouvoirs du président

Le président ou la présidente représente l’association dans tous les actes de la vie civile. Il ou elle a notamment qualité pour ester en justice au nom de l’association. Il ou elle peut pour un acte précis déléguer ce pouvoir à un autre membre du Bureau.

Article 11 : Assemblée générale

L’Assemblée générale comprend tous les membres de l’association, en règle de cotisation. Le nombre de délégués ou déléguées (personnes physiques présentes lors de l’Assemblée) par membre est illimité.

L’Assemblée générale est seule compétente pour :

élire, renouveler et révoquer les membres du Conseil d’administration ;
modifier les statuts et prononcer la dissolution de l’association ;
contrôler la gestion du Conseil d’administration, la situation financière et morale de l’association.

Article 12 : Fonctionnement de l’Assemblée générale

Elle se réunit au moins une fois par an et chaque fois qu’il est besoin, soit sur convocation du président ou de la présidente, soit sur demande du tiers des membres de l’association. Quinze jours au moins avant la date prévue, les membres de l’association sont convoqués, par écrit, par les soins du président ou de la présidente, avec l’assistance pour cette tâche du ou de la secrétaire. L’ordre du jour, établi par le Conseil d’administration, est indiqué sur les convocations. Toute proposition de modification de l’ordre du jour devra être déposée huit jours au moins avant la réunion et sera soumise à l’Assemblée. Le président ou la présidente, avec l’assistance des membres du Conseil d’administration, préside l’Assemblée et expose la situation morale de l’association. Le trésorier ou la trésorière rend compte de sa gestion et soumet le bilan annuel à l’approbation de l’Assemblée.

L’Assemblée peut être organisée en présentiel ou à distance, par l’entremise d’une solution de téléconférence. Dans ce dernier cas, la solution technique mise en œuvre doit au moins garantir le transport de la voix de l’ensemble des personnes présentes, membres du Conseil d’administration et membres de l’assistance confondus.

Les décisions de l’Assemblée générale statuant à titre ordinaire sont prises à la majorité absolue des membres présents ou représentés. Toutes les décisions ordinaires sont prises à main levée ou par vote électronique, suivant les modalités d’organisation de l’Assemblée. A la demande d’un des membres, elles peuvent se prendre à bulletin secret dans le cas d’une Assemblée réunie en présentiel, ou par vote électronique anonyme dans le cas d’une Assemblée organisée par téléconférence.

L’Assemblée générale ne peut valablement délibérer que si un tiers au moins de ses membres est présent ou représenté. Si le quorum n’est pas atteint, une nouvelle Assemblée générale peut être convoquée dans un délai de 15 jours minimum sans nécessité de quorum, sauf si elle doit statuer sur la révocation d’un ou des membres du Conseil d’administration. Dans ce cas, l’Assemblée générale statuant à titre extraordinaire ne peut valablement délibérer que si la moitié de ses membres est présente ou représentée et prend ses décisions à la majorité qualifiée des deux tiers des membres présents ou représentés.

Article 13 : Règlement intérieur

Un règlement intérieur peut être établi par le Conseil d’administration, qui le fait approuver par l’Assemblée générale. Ce règlement intérieur s’impose à tous les membres de l’association. Ce règlement éventuel est destiné à fixer les modalités d’exécution des présents statuts et des activités de l’association.

Article 14 : Dissolution

La dissolution peut être prononcée lors d’une Assemblée générale ordinaire. En cas de dissolution, à prononcer par au moins les deux tiers des membres présents ou représentés, l’Assemblée générale désigne deux personnes chargées de procéder aux opérations de liquidation. L’actif net, s’il y a lieu, est dévolu, par cette Assemblée, à une ou plusieurs associations régies par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901 poursuivant des buts sim